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Para mejorar un correo o preparar una plantilla no siempre necesitas subir un documento completo. Antes de copiar información en una herramienta de IA, conviene preguntarse qué datos hacen falta para esa tarea y qué condiciones ofrece el servicio. Es una costumbre sencilla que puedes incorporar desde la primera prueba.
Prueba primero sin datos de personas
Para diseñar una respuesta, utiliza una situación inventada y sustituye la información identificativa por campos como «cliente», «fecha» o «referencia». Puedes añadir los datos reales después, en el documento que gestiones por el canal adecuado.
No incluyas contraseñas, claves de acceso ni datos de pago en una conversación de prueba. La información interna de precios, contratos o estrategias también puede requerir protección aunque no identifique a una persona.
Quitar el nombre puede no ser suficiente
La AEPD advierte de que un texto puede seguir identificando a alguien por la combinación de detalles. Una fecha, un puesto, una ubicación o un caso muy concreto pueden permitir reconocer a la persona aunque hayas cambiado su nombre.
En lugar de retocar un expediente entero, crea un ejemplo breve que conserve solo la estructura del problema. Para redactar una respuesta sobre una cita, por ejemplo, puede bastar con explicar que hay que proponer otro horario sin incorporar la conversación del cliente.
Cambiar un nombre por «Cliente A» ayuda a ocultar un identificador. Si puedes vincular ese código con una persona utilizando otros datos, la información sigue siendo personal.
Comprueba la herramienta y el resultado
Antes de trabajar con información de tu actividad, revisa las condiciones del proveedor: qué guarda, quién puede acceder, si utiliza el contenido para otros fines y qué opciones de eliminación ofrece. Si necesitas tratar datos de clientes, resuelve antes con el profesional adecuado qué garantías y acuerdos son necesarios.
Comprueba también la salida. Una herramienta puede completar datos o introducir información que no estaba en el original. Si una respuesta contiene nombres, cifras o detalles personales, contrástalos antes de reutilizarla. Si has compartido información por error, detén el uso y consulta cómo actuar en tu caso.
Tres ejemplos ficticios para practicar con menos datos
Cambiar una cita. Para preparar un mensaje de cambio basta con plantear la situación. Prueba: «Redacta un mensaje breve para ofrecer [opción A] u [opción B] sin dar ninguna por confirmada». Completa el horario en tu herramienta de trabajo. El nombre, el teléfono y el motivo de la cita se quedan fuera de la consulta de prueba.
Organizar una factura. Si necesitas una tabla de control, prueba: «Crea una tabla de ejemplo con fecha, proveedor, importe y estado de revisión. Usa datos ficticios». Completa la tabla con los datos reales en el sistema que hayas acordado con tu gestoría.
Redactar un correo sobre un contrato. Para pedir una confirmación, prueba: «Redacta un correo para que un proveedor confirme la fecha de entrega. Deja [fecha] y [referencia] como campos por completar». Trabaja con esa descripción y conserva el contrato y sus condiciones en tu entorno autorizado.
Un ejemplo para probar
Una forma de preparar la consulta
En vez de pegar un correo real con nombre, teléfono y detalles del cliente, plantea: «Una persona pide cambiar una cita que ya no está disponible. Ayúdame a explicar dos alternativas sin confirmar ninguna». Añade después la información necesaria en tu entorno de trabajo.
Ejemplo de elaboración propia. Los casos y datos son ficticios.
Antes de darlo por bueno
- Sé qué datos necesita realmente la tarea.
- He evitado identificadores y detalles innecesarios.
- Conozco las condiciones de la herramienta que utilizo.
- Reviso que la respuesta no añada información personal.
Qué puedes hacer hoy
Trabaja con el mínimo de información necesario. Para las pruebas, un ejemplo bien construido suele bastar y te permite aprender sin exponer un caso real.
Fuentes y lecturas de apoyo
Consultadas el 7 de noviembre de 2026. Las funciones y condiciones de cada servicio pueden cambiar.
